Warum Zeiterfassung in Notion? Die Vorteile für Freelancer und Selbstständige
Als Freelancer oder Selbstständiger ist präzise Zeiterfassung essentiell – nicht nur für die korrekte Abrechnung, sondern auch für Produktivitätsanalysen, Projektkalkulationen und die eigene Transparenz. Doch viele klassische Time-Tracking-Tools sind entweder zu komplex, zu teuer oder passen nicht in den eigenen Workflow.
Genau hier kommt Notion ins Spiel: Das All-in-One-Tool vereint Projektmanagement, Aufgabenplanung, Dokumentation und eben auch Zeiterfassung an einem zentralen Ort. Statt zwischen verschiedenen Anwendungen zu springen, hast du alle relevanten Informationen direkt griffbereit – vom Kundenkontakt über die Aufgabenliste bis hin zur erfassten Arbeitszeit.
Der entscheidende Vorteil: Kontext bleibt erhalten. Du siehst nicht nur isolierte Stunden, sondern verstehst sofort, wofür diese Zeit investiert wurde, welches Projekt betroffen war und wie sich die Arbeitszeit auf die Rentabilität auswirkt.
In diesem Guide zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du ein professionelles Zeiterfassungs-System in Notion aufbaust – inklusive automatischer Berechnungen, Kundenverknüpfungen und praktischen Auswertungen.
So funktioniert Zeiterfassung in Notion: Die Grundlagen
Notion bietet keine integrierte Stoppuhr-Funktion wie dedizierte Time-Tracking-Tools. Stattdessen baust du dir dein eigenes System mit Datenbanken, Properties und Formeln auf. Das klingt zunächst aufwendiger, gibt dir aber maximale Kontrolle und Flexibilität.
Die wichtigsten Bausteine für Notion Zeiterfassung:
1. Zeiterfassungs-Datenbank (Time Tracker) Erstelle eine neue Datenbank in Notion – entweder als Table, Board oder Timeline, je nach Präferenz. Diese Datenbank wird die zentrale Sammelstelle für alle erfassten Arbeitszeiten.
Wichtige Properties:
- Aufgabe/Tätigkeit (Title): Kurze Beschreibung der Tätigkeit
- Datum (Date): Wann wurde gearbeitet?
- Start (Date mit Time): Startzeit
- Ende (Date mit Time): Endzeit
- Dauer (Formula): Automatische Berechnung der Arbeitsstunden
- Projekt (Relation): Verknüpfung zur Projekt-Datenbank
- Kunde (Relation): Verknüpfung zur Kunden-Datenbank
- Stundensatz (Number): Dein Stundensatz für diese Tätigkeit
- Umsatz (Formula): Automatische Berechnung aus Dauer und Stundensatz
- Notizen (Text): Zusätzliche Informationen
2. Formeln für automatische Berechnungen
Die wichtigste Formel berechnet die Dauer in Stunden:
dateBetween(prop("Ende"), prop("Start"), "hours")Diese Formel subtrahiert die Startzeit von der Endzeit und gibt das Ergebnis in Stunden aus. Wenn du präzisere Werte brauchst (z.B. mit Dezimalstellen für Minutenangaben), nutze:
round(dateBetween(prop("Ende"), prop("Start"), "minutes") / 60 * 100) / 100Das berechnet die Differenz in Minuten, teilt durch 60 und rundet auf zwei Dezimalstellen.
Umsatz berechnen:
prop("Dauer") * prop("Stundensatz")Diese Formel multipliziert die erfasste Zeit mit deinem Stundensatz – perfekt für schnelle Abrechnungsübersichten.
3. Relations und Rollups für projektbezogene Auswertungen
Verknüpfe deine Zeiterfassung mit einer Projekt-Datenbank und Kunden-Datenbank. So kannst du über Rollup-Properties automatisch auswerten:
- Gesamtzeit pro Projekt
- Umsatz pro Kunde
- Durchschnittlicher Stundensatz pro Monat
- Produktivste Wochentage
Beispiel Rollup in der Projekt-Datenbank: Erstelle ein Rollup-Property, das alle verknüpften Zeiteinträge aus der Time-Tracker-Datenbank summiert:
- Property: “Gesamtstunden”
- Relation: Time Tracker
- Property to sum: Dauer
- Calculate: Sum
Das Gleiche funktioniert für Umsatz, sodass du sofort siehst, wie rentabel ein Projekt ist.
Praktischer Workflow: So erfasst du deine Arbeitszeit in Notion
Option 1: Manuelle Eingabe mit Start- und Endzeit
Der klassische Ansatz: Du trägst Start- und Endzeit händisch in die Datenbank ein. Das funktioniert gut, wenn du fokussiert an einem Projekt arbeitest und nicht ständig zwischen Aufgaben wechselst.
Workflow:
- Öffne deine Time-Tracker-Datenbank
- Erstelle einen neuen Eintrag
- Trage Aufgabe, Datum, Start- und Endzeit ein
- Verknüpfe Projekt und Kunde
- Die Dauer wird automatisch berechnet
Vorteil: Einfach, schnell, keine zusätzlichen Tools nötig. Nachteil: Erfordert Disziplin und genaues Merken der Arbeitszeiten.
Option 2: Zeitmessung mit externem Timer und Übertragung
Falls du eine Live-Stoppuhr brauchst, nutze externe Timer-Apps und übertrage die Zeiten in Notion:
Empfohlene Timer:
- Toggl Track (kostenlos, einfach, direkt im Browser)
- Clockify (umfangreich, kostenlos für Freelancer)
- Timely (automatisiert, AI-gestützt)
Workflow:
- Starte den Timer in der externen App
- Arbeite an deiner Aufgabe
- Stoppe den Timer
- Übertrage Zeit und Beschreibung in Notion (manuell oder über Zapier/Make)
Vorteil: Präzise Zeitmessung ohne Schätzen. Nachteil: Zusätzliches Tool erforderlich, manuelle Übertragung (außer bei Automatisierung).
Option 3: Automatisierung mit Zapier oder Make
Wenn du regelmäßig externe Timer nutzt, lohnt sich eine Automatisierung:
Beispiel-Workflow mit Zapier:
- Trigger: Toggl Track – Timer gestoppt
- Action: Notion – Create database item
- Mapping: Übertrage Aufgabe, Projekt, Start, Ende, Dauer automatisch in deine Notion-Datenbank
Das spart dir tägliches manuelles Abtippen und sorgt für lückenlose Dokumentation.
Option 4: Notion Templates mit vordefinierten Zeiten
Für wiederkehrende Aufgaben (z.B. Kundencalls, Social-Media-Management) kannst du Notion-Templates mit vordefinierten Zeitblöcken erstellen.
Beispiel:
- Template: “Kundencall 60 min”
- Vordefiniert: Dauer = 1 Stunde, Kunde = [Template Button], Stundensatz = 120 €
- Beim Erstellen musst du nur noch Start- und Endzeit anpassen
Das beschleunigt die Erfassung bei Routine-Tätigkeiten erheblich. Ein professionelles vorgefertigtes Template mit allen Automatisierungen findest du in unserem Notion Task-Timer Template.
Fortgeschrittene Funktionen: Auswertungen, Reports und Dashboards
Dashboard für Zeiterfassung erstellen
Ein gut strukturiertes Dashboard gibt dir sofort Überblick über deine Produktivität, Einnahmen und Projektauslastung.
Dashboard-Elemente:
- Wochenübersicht: Filtered View mit “Datum = diese Woche”
- Top-Projekte: Grouped by Projekt, sortiert nach Gesamtdauer
- Monatsumsatz: Summe aller Umsatz-Werte im aktuellen Monat (mit Formula oder Rollup)
- Tägliche Arbeitsstunden: Chart-Visualisierung (über Extensions wie Notion Charts oder externe Tools)
- Kunde mit höchstem Umsatz: Rollup in Kunden-Datenbank
Tipp: Nutze Notion Toggles, um verschiedene Ansichten platzsparend unterzubringen – z.B. “Diese Woche”, “Dieser Monat”, “Quartal”.
Produktivitätsanalyse: Welche Projekte lohnen sich wirklich?
Durch Verknüpfung von Zeiterfassung, Stundensatz und Umsatz kannst du herausfinden:
- Welche Kunden die meiste Zeit beanspruchen
- Welche Projekte am rentabelsten sind (Umsatz pro Stunde)
- Wo du eventuell Preise anpassen solltest
Beispiel-Auswertung: Erstelle eine Pivot-ähnliche Ansicht in deiner Projekt-Datenbank mit folgenden Rollups:
- Gesamtstunden (Sum of Dauer)
- Gesamtumsatz (Sum of Umsatz)
- Durchschnittlicher Stundensatz (Average of Stundensatz)
Sortiere nach “Umsatz pro Stunde” absteigend – so siehst du auf einen Blick, welche Projekte am lukrativsten sind.
Rechnungsstellung basierend auf erfasster Zeit
Wenn du stundenbasiert abrechnest, kannst du direkt aus Notion heraus Rechnungen erstellen:
Workflow:
- Filtere alle Zeiteinträge eines Projekts oder Kunden
- Summiere Gesamtstunden und Umsatz (über Rollup oder manuell)
- Exportiere die Daten oder nutze eine Rechnungsvorlage in Notion
- Übertrage in dein Rechnungstool (z.B. Lexoffice, sevDesk) oder erstelle PDF direkt aus Notion
Tipp: Nutze eine Status-Property (z.B. “Abgerechnet”, “Offen”), um bereits in Rechnung gestellte Zeiten zu markieren und Doppelabrechnung zu vermeiden.
Best Practices für effiziente Zeiterfassung in Notion
1. Erfasse täglich, nicht wöchentlich
Je länger du wartest, desto ungenauer wird die Zeiterfassung. Gewöhne dir an, jeden Abend oder direkt nach Feierabend die Zeiten einzutragen.
Tipp: Setze dir eine tägliche Erinnerung (z.B. über Notion Reminders oder Kalender-App).
2. Nutze klare Beschreibungen
Statt “Meeting” schreibe “Strategiegespräch Kunde X – Q2 Planung”. Das hilft später bei Auswertungen und Rechnungsstellung enorm.
3. Verknüpfe immer Projekt und Kunde
Selbst wenn es nur eine kurze Aufgabe ist – die Verknüpfung sorgt dafür, dass deine Auswertungen vollständig und aussagekräftig sind.
4. Definiere Standard-Stundensätze pro Kunde oder Projekt
Speichere Standard-Stundensätze in der Kunden- oder Projekt-Datenbank und verknüpfe sie über Relations. So musst du nicht bei jedem Eintrag neu eingeben.
5. Nutze Tags für wiederkehrende Tätigkeiten
Erstelle eine Multi-Select-Property “Tätigkeitstyp” (z.B. “Beratung”, “Design”, “Entwicklung”, “Administration”). So kannst du später analysieren, welche Tätigkeiten am meisten Zeit fressen.
6. Baue Pufferzeiten ein
Nicht jede Minute lässt sich perfekt tracken. Rechne mit 5-10 Prozent Unschärfe und nutze ggf. eine “Sonstige Tätigkeiten”-Kategorie für Kleinaufgaben.
Notion Zeiterfassung vs. dedizierte Time-Tracking-Tools: Was passt zu dir?
Wann Notion die bessere Wahl ist:
- Du arbeitest bereits intensiv mit Notion für Projektmanagement und Dokumentation
- Du willst Zeiterfassung, Aufgaben, Kunden und Rechnungen an einem Ort
- Du schätzt Flexibilität und Anpassbarkeit höher als Out-of-the-Box-Features
- Du bist Freelancer oder Solopreneur ohne großes Team
- Du brauchst keine komplexen Team-Dashboards oder Management-Reports
Wann dedizierte Tools besser sind:
- Du arbeitest im Team und brauchst Team-Zeiterfassung mit Rollen und Rechten
- Du benötigst integrierte Stoppuhr-Funktionen ohne Workarounds
- Du willst direkt aus dem Tool heraus Rechnungen erstellen (z.B. Toggl + Rechnung)
- Du brauchst umfangreiche Reporting-Features wie Gantt-Charts, Budgetplanung, Forecasting
- Du arbeitest mit vielen verschiedenen Tools und brauchst breite Integrationen
Fazit: Notion eignet sich hervorragend für Freelancer und kleine Teams, die bereits in Notion arbeiten und Wert auf zentrale, kontextreiche Dokumentation legen. Wer reine Time-Tracking-Features oder komplexe Team-Funktionen braucht, fährt mit spezialisierten Tools besser.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Dein erstes Notion Time-Tracking-System
Schritt 1: Datenbanken erstellen
Time Tracker Datenbank:
- Erstelle eine neue Table-Datenbank
- Benenne sie “Time Tracker”
- Füge folgende Properties hinzu:
- Aufgabe (Title)
- Datum (Date)
- Start (Date mit Time)
- Ende (Date mit Time)
- Dauer (Formula):
round(dateBetween(prop("Ende"), prop("Start"), "minutes") / 60 * 100) / 100 - Stundensatz (Number)
- Umsatz (Formula):
prop("Dauer") * prop("Stundensatz") - Status (Select): Offen, Abgerechnet
- Notizen (Text)
Projekt-Datenbank:
- Erstelle eine zweite Datenbank “Projekte”
- Füge hinzu:
- Projektname (Title)
- Kunde (Relation zu Kunden-Datenbank, falls vorhanden)
- Status (Select)
- Gesamtstunden (Rollup from Time Tracker, Sum of Dauer)
- Gesamtumsatz (Rollup from Time Tracker, Sum of Umsatz)
Kunden-Datenbank (optional):
- Kundenname (Title)
- Stundensatz Standard (Number)
- Gesamtumsatz (Rollup)
Schritt 2: Relations hinzufügen
- In Time Tracker: Relation-Property “Projekt” → Projekte-Datenbank
- In Time Tracker: Relation-Property “Kunde” → Kunden-Datenbank
- In Projekte: Relation “Zeiteinträge” → Time Tracker
- In Kunden: Relation “Zeiteinträge” → Time Tracker
Schritt 3: Templates erstellen
Erstelle Templates für häufige Tätigkeiten:
- “Kundencall 60 min” (Stundensatz vorausgefüllt)
- “Konzeptarbeit” (spezifischer Stundensatz, vorausgefüllter Kunde)
- “Administrative Tätigkeiten” (interner Stundensatz 0 €)
Schritt 4: Dashboard einrichten
Erstelle eine neue Seite “Time Tracking Dashboard” und füge hinzu:
- Linked View: Time Tracker (gefiltert: “Diese Woche”)
- Linked View: Projekte (sortiert nach Gesamtumsatz)
- Summenformel: Wochenumsatz (manuell oder über Extension)
- Linked View: Offene Zeiteinträge (Status = Offen)
Schritt 5: Testen und anpassen
Erfasse eine Woche lang konsequent alle Arbeitszeiten und prüfe:
- Sind die Formeln korrekt?
- Fehlen Properties?
- Welche Ansichten brauchst du noch?
Passe das System kontinuierlich an deine Bedürfnisse an.
Integrationen und Erweiterungen: Notion Zeiterfassung auf das nächste Level bringen
1. Toggl Track + Notion (via Zapier/Make)
Nutze Toggl für präzise Zeitmessung und synchronisiere automatisch:
- Trigger: Toggl Timer gestoppt
- Action: Notion – Create database item mit allen relevanten Daten
Vorteil: Best of both worlds – präziser Timer und zentrale Datenhaltung in Notion.
2. Google Calendar Integration
Erfasse Termine und übertrage sie automatisch als Zeiteinträge:
- Trigger: Neuer Kalendereintrag mit Label “Zeit erfassen”
- Action: Notion – Create Time Entry
Nutzen: Meetings und Calls werden automatisch dokumentiert.
3. Notion API für Custom Dashboards
Wenn du fortgeschrittene Auswertungen brauchst, nutze die Notion API und externe Dashboards (z.B. mit Google Data Studio, Tableau oder selbstgebaute React-Apps).
Beispiel: Erstelle ein Echtzeit-Dashboard, das deine wöchentliche Produktivität visualisiert und Trends analysiert.
4. Rechnungstools anbinden
Übertrage erfasste Zeiten direkt in dein Rechnungstool:
- Lexoffice: Über Zapier/Make Zeiteinträge als Rechnungspositionen anlegen
- sevDesk: Automatischer Export von Zeiterfassung
- FastBill: Integration über API
Workflow: Filter “Status = Offen”, exportiere als CSV, importiere in Rechnungstool oder nutze Automatisierung.
Häufige Fehler bei Notion Zeiterfassung – und wie du sie vermeidest
Fehler 1: Unvollständige Zeiterfassung
Problem: Du vergisst regelmäßig, Zeiten einzutragen, und musst am Monatsende raten.
Lösung: Setze dir tägliche Erinnerungen, nutze Templates für wiederkehrende Aufgaben und baue Zeiterfassung in deine Tagesroutine ein (z.B. immer nach dem letzten Call des Tages).
Fehler 2: Fehlende Verknüpfungen zu Projekten und Kunden
Problem: Zeiteinträge sind isoliert und lassen sich nicht sinnvoll auswerten.
Lösung: Mache Projekt- und Kunden-Verknüpfung zur Pflicht. Nutze ggf. Dropdown-Defaults oder Templates, die bereits vorausgefüllt sind.
Fehler 3: Zu detaillierte oder zu ungenaue Beschreibungen
Problem: Entweder kannst du später nicht nachvollziehen, was du gemacht hast, oder du verlierst Zeit mit zu ausführlichen Notizen.
Lösung: Finde einen Mittelweg – z.B. “Social Media Content-Planung Kunde X” statt nur “Social Media” oder “Social Media Content-Planung für Kunde X inklusive Recherche, Kalenderaufbau, Text-Entwürfe und Review-Vorbereitung”.
Fehler 4: Keine Unterscheidung zwischen fakturierbarer und interner Zeit
Problem: Alle Zeiten werden gleich behandelt, interne Tätigkeiten fließen in Kundenabrechnungen ein.
Lösung: Nutze eine zusätzliche Property “Fakturierbar” (Checkbox) oder separate Stundensätze (0 € für intern).
Fehler 5: Formeln falsch konfiguriert
Problem: Zeiten werden in Minuten statt Stunden angezeigt oder Umsätze stimmen nicht.
Lösung: Teste Formeln mit Beispielwerten, vergleiche mit manueller Berechnung und nutze die richtige Einheit in dateBetween.
Fazit: Notion Zeiterfassung – Das richtige System für dich?
Notion Zeiterfassung ist kein Plug-and-Play-Tool wie Toggl oder Clockify, sondern ein flexibles, hochgradig anpassbares System, das du selbst aufbaust. Das erfordert anfangs Einarbeitung, belohnt dich aber mit maximaler Kontrolle und nahtloser Integration in deinen bestehenden Workflow.
Für wen lohnt sich Notion Zeiterfassung?
- Freelancer und Selbstständige, die bereits intensiv mit Notion arbeiten
- Kreative und Berater, die Zeiterfassung mit Projektmanagement und Kundenverwaltung verbinden wollen
- Alle, die Wert auf Transparenz, Kontext und datengetriebene Entscheidungen legen
Für wen ist es weniger geeignet?
- Teams mit komplexen Time-Tracking-Anforderungen und strikten Abrechnungsregeln
- Nutzer, die eine Out-of-the-Box-Lösung ohne Setup-Aufwand suchen
- Projekte, die integrierte Stoppuhr-Funktionen zwingend benötigen
Wenn du bereit bist, ein wenig Zeit in den Aufbau deines Systems zu investieren, bekommst du mit Notion Zeiterfassung ein mächtiges Werkzeug, das sich perfekt an deine Arbeitsweise anpasst – und dir langfristig Zeit, Geld und Nerven spart.
Nächste Schritte:
- Erstelle deine erste Time-Tracker-Datenbank
- Teste verschiedene Workflows (manuell, Timer, Templates)
- Baue dein Dashboard auf
- Verknüpfe Zeiterfassung mit Projekten und Kunden
- Automatisiere, wo es sinnvoll ist
Viel Erfolg beim Aufbau deines persönlichen Notion Time-Tracking-Systems!
